Accueil & gestion des visiteurs
Accueil des visiteurs : borne, registre et notifications
Le visiteur s'enregistre sur la borne, la personne attendue est prévenue par e-mail, et le registre reste consultable. Parcourez l'application ci-dessous.
- Entrée et sortie sur la borne d'accueil
- Registre numérique et visites planifiées
- Liste des personnes présentes, plusieurs sites
Gestion des visiteurs
Remplacez le cahier de visite par une borne d'accueil
Vos visiteurs s'enregistrent à l'arrivée et signalent leur départ sur une tablette à l'accueil ; la personne attendue est prévenue par e-mail. Logo, textes et boutons se personnalisent pour chaque lieu. Essayez le parcours ci-dessous.
Borne à l'accueil Maquette illustrative
Parcours d'essai : testez une arrivée avec ou sans rendez-vous, puis un départ.
Visiteurs du jour
Attendus planifiés par les employés
Présents liste utile en cas d'évacuation
Partis
Personnalisation par lieu
Entrée et sortie à la borne
Le visiteur saisit ses informations à l'arrivée et signale son départ sur une tablette en mode kiosque.
Visites planifiées
Les employés planifient les visites à l'avance. Avec un rendez-vous, le visiteur le valide en tapant son nom ; sinon, visite spontanée avec choix de la personne à voir.
Hôte prévenu par e-mail
Dès l'arrivée du visiteur, la personne attendue reçoit un e-mail dont le texte est paramétrable.
Annuaire LDAP / Active Directory
Proposez les personnes à voir à partir de l'annuaire de votre entreprise.
Visiteurs récurrents et multi-sites
Les visiteurs réguliers sont mémorisés pour gagner du temps, et chaque site ou lieu a ses propres paramètres.
Accueil personnalisable par lieu
Logo, textes d'accueil (avec le nom du lieu), libellés et icônes des boutons Entrée et Sortie : à appliquer à un lieu ou à tous.
Personnes présentes
Les utilisateurs connectés consultent la liste des personnes présentes, utile en cas d'évacuation.
Comment fonctionne la gestion des visiteurs à l'accueil ?
Le visiteur s'enregistre à l'arrivée (Entrée) et signale son départ (Sortie) sur une tablette en mode kiosque. Si un rendez-vous a été planifié par un employé, il le valide en tapant son nom ; sinon il renseigne ses informations et choisit la personne qu'il vient voir. L'hôte est prévenu par e-mail, avec un texte paramétrable.
Peut-on connecter l'annuaire de l'entreprise et gérer plusieurs sites ?
Oui : la gestion des visiteurs peut s'appuyer sur un annuaire LDAP / Active Directory pour proposer les personnes à voir. Les visiteurs récurrents sont mémorisés pour gagner du temps, et plusieurs sites ou lieux peuvent avoir leurs propres paramètres.
La gestion des visiteurs est-elle compatible avec le RGPD ?
Elle remplace le cahier de visite papier, que chacun peut feuilleter, par un registre numérique, et affiche à l'accueil une mention d'information RGPD dont le texte est paramétrable par site. Elle est conçue pour s'inscrire dans votre démarche RGPD ; la durée de conservation des données est à définir avec votre DPO.
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